Porządek w dokumentach nie tylko ułatwia życie, lecz także pomaga w organizacji domowych finansów oraz dopilnowaniu spraw urzędowych. Podpowiadamy, których pism można się pozbyć, a które trzeba przechowywać w jednym, przeznaczonym do tego miejscu. Dzięki kilku pomysłowym sposobom przechowywania dokumentów w domu już nigdy nie będziemy tracić czasu na ich szukanie i zastanawiać się, czy wszystkie rachunki są zapłacone.
Rachunki związane ze świadczeniami okresowymi, czyli np. za prąd, gaz, media, telefon, Internet, telewizję kablową oraz czynsz powinniśmy zachować przez 3 lata od daty ich opłacenia. Dopiero po tym czasie należności ulegną przedawnieniu, czyli nikt nie będzie mógł zażądać od nas dowodu zapłaty. Taki sam termin obowiązuje przy przechowywaniu dokumentów związanych z płaceniem alimentów.
Zgodnie z przepisami dokumenty podatkowe, czyli PIT-y, wszelkiego rodzaju deklaracje, rachunki i faktury upoważniające do ulg wraz z pocztowymi i elektronicznymi potwierdzeniami nadania czy pokwitowaniami z Urzędu Skarbowego powinniśmy przechowywać przez 5 lat. Czas ten liczymy od końca roku, w którym złożyliśmy zeznanie podatkowe. Oznacza to, że jeśli w 2017 roku wysłaliśmy PIT pod koniec kwietnia, to wszelkie dokumenty za rok 2016 musimy przechowywać do końca 2022 roku. Później przedawnione dokumenty podatkowe możemy zniszczyć. Urząd Skarbowy nie będzie miał prawa ich od nas żądać.
Czasu przechowywania niektórych rodzajów dokumentów nie regulują przepisy prawa. Powinniśmy jednak zachować je na wszelki wypadek dla własnego bezpieczeństwa. Należą do nich m.in. wyciągi z bankomatu lub dowody zapłaty otrzymane po płatności kartą. Najlepiej zostawić je do momentu sprawdzenia, czy wszystko zostało prawidłowo naliczone w banku. Można kontrolować to drogą elektroniczną, logując się na stronę banku, lub poczekać na miesięczne zestawienie operacji. Dowody zapłaty przydadzą się również tym, którzy prowadzą budżet domowy. W takim wypadku warto je trzymać do czasu zanotowania wydatków.
Paragony i karty gwarancyjne przechowujemy do momentu zakończenia okresu gwarancji lub rękojmi. Rękojmia trwa w większości przypadków dwa lata, długość gwarancji jest uzależniona od deklaracji producenta. Prawo o rękojmi dotyczy również usług, np. remontowych. Warto więc zachować umowy z wykonawcami usług, które moglibyśmy reklamować.
Umowy związane z kredytem lub pożyczką oraz dowody spłaty kolejnych rat najlepiej zatrzymać do czasu otrzymania zaświadczenia o spłacie. Natomiast samo zaświadczenie spłaty kredytu lub pożyczki warto trzymać w domu przez 10 lat.
Kolejnym rodzajem dokumentów, jakie możemy znaleźć w naszym domowym biurze, są umowy dotyczące np. założenia konta w banku, wynajmu mieszkania, korzystania z usług telewizji kablowej, dostępu do Internetu. Powinniśmy je zachować przez okres 3 lata.
Umowy ubezpieczeniowe trzymamy do czasu zakończenia ubezpieczenia . Polisę mieszkaniową, która jest ważna rok, warto trzymać przez kolejne trzy lata. Umowy dotyczące ubezpieczeń obowiązkowych (np. OC) należy przechowywać przez 10 lat.
Bezterminowo warto trzymać w domu umowy darowizn, sprzedaży lub kupna nieruchomości, samochodu i innych wartościowych przedmiotów, przyznania lokalu spółdzielczego oraz ustanowienia rozdzielności majątkowej.
Podczas porządków w dokumentach szczególną uwagę zwróć na te, których nie powinieneś wyrzucać, ponieważ mogą przydać ci się przez całe życie. Jeśli więc mamy w domu ważne dokumenty, przechowujmy je osobno w bezpiecznym miejscu, do którego będziemy mogli szybko się dostać w razie potrzeby. Dołączmy do nich również książeczkę ubezpieczeniową oraz polisę na życie (jeśli je posiadamy).
Ważnymi dokumentami, których nie powinniśmy nigdy się pozbywać, są te mające związek z naszą edukacją. Nie wyrzucajmy świadectw ukończenia szkoły oraz dyplomów, zaświadczeń o odbytych kursach, szkoleniach i uzyskanych certyfikatach. Będą nam one potrzebne np. w momencie zmiany pracy lub uzupełniania CV.
Nie powinniśmy nigdy wyrzucać również dokumentów mających związek z życiem zawodowym – umów o pracę, świadectw pracy i dowodów potwierdzających opłacanie składek ubezpieczeniowych. Mogą się przydać do przyszłej emerytury.
Szczególne miejsce powinna zająć również dokumentacja medyczna całej rodziny. Warto zachować w niej porządek, aby na wypadek choroby lub pobytu w szpitalu mieć pod ręką całą historię chorób, aktualne wyniki badań, spis przyjmowanych leków oraz alergii.
W organizacji domowych finansów ważny jest porządek. Wszystkie dokumenty, rachunki, faktury i gwarancje powinny mieć swoje miejsce, do którego będziemy mieć łatwy dostęp. Najlepiej posegregować wszystko, dzieląc na kategorie i terminy ważności. Porządek pomogą zachować nam opisane teczki, segregatory oraz różnego rodzaju organizery. Ważne, aby znalazła się na nich informacja o tym, co znajduje się w środku oraz jak długo jest ważne. Możemy też użyć różnych kolorów, dzięki którym szybciej znajdziemy to, czego potrzebujemy.
Wewnątrz teczki lub organizera również powinien panować porządek. Dokumenty jednego typu możemy podzielić według dodatkowych kategorii, np. dat. Na opłaconych rachunkach warto też dodać informację o terminie uregulowania lub dołączyć dowód zapłaty. Dzięki temu nie będziemy zastanawiać się, czy zostały opłacone w terminie.
Pomysłem na posegregowanie i przechowywanie kart gwarancyjnych oraz paragonów jest przypinanie ich pod konkretną datą w książkowym kalendarzu. Dzięki temu łatwo do nich wrócimy. Możemy także dodać z boku komentarze, np. termin upływu gwarancji.
Problemem podczas organizacji domowych finansów może być także blaknięcie paragonów, które zostały wydrukowane na niskiej jakości papierze. Po jakimś czasie zawarte na nich informacje nie są możliwe do odczytania. Można jednak zabezpieczyć tego typu dokumenty, wkładając je do pudełka i trzymając w ciemnym miejscu. Dowody zakupu, które mogą wyblaknąć, najlepiej zeskanować i przechowywać na komputerze. Warto zastanowić się też nad przechowywaniem innych dokumentów w formie cyfrowej, np. na zewnętrznym dysku zabezpieczonym hasłem.
