Organizacja czasu pracy. 5 sposobów na to, jak zdążyć ze wszystkim


organizacja czasu

Pocałunek, pomidor, magiczny kwadrat, abecadło… Te efektowne nazwy oznaczają proste i skuteczne sposoby na organizację pracy i zarządzanie swoim czasem. Jeśli czujesz, że wszystko cię przerasta, nie wahaj się sięgnąć po sprawdzone metody.

 

Organizacja pracy od podstaw. Metoda ABC

 

Metoda ABC to najprostszy sposób na uszeregowanie swoich zadań pod względem priorytetowości. Zanim zabierzesz się do pracy, powinieneś podzielić je na trzy grupy. Grupa A – bardzo ważne zadania, których nie możesz powierzyć innym osobom. Grupa B – zadania ważne, ale nie priorytetowe. W pewnym stopniu możesz zlecić je innym. Grupa C – zadania mało ważne, których wykonanie możesz odłożyć w czasie lub zlecić komuś innemu.

To pierwszy krok w organizacji pracy – bardzo prosty, ale ważny. Dzięki niemu możesz pozbyć się części obowiązków, przenosząc je na innych.

 

Metoda KISS. Jak zorganizować sobie więcej czasu?

 

Nazwa tej metody wzięła się od pierwszych liter wyrazów składających się na angielskie zdanie „Keep it simple, stupid!” („Nie komplikuj, głuptasku!”). Według niej należy dążyć do maksymalnego upraszczania sobie życia. Wszystkie sprawy, rzeczy i prowadzone przez ciebie projekty powinieneś utrzymywać tak proste, jak to tylko możliwe.

Złożone zadania dziel na łatwiejsze i krótsze etapy. Dbaj o porządek otoczenia. Odmawiaj przychodzenia na zbędne spotkania, nie zgadzaj się na zaśmiecanie swojej skrzynki e-mailowej, nie bierz udziału w programach lojalnościowych. Prowadź swoje sprawy w sposób najprostszy, jak się da.

Czasem nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak bardzo sami komplikujemy sobie życie, dokładamy sobie obowiązków i dajemy się namówić na przedsięwzięcia, w których być może coś zyskamy, ale z całą pewnością stracimy bezcenny czas.

 

Zarządzanie sobą w czasie. Metoda GTD

 

Metoda GTD (z ang. getting things done) polega na zorganizowaniu zadań w logiczny i uporządkowany system. To dobry sposób dla tych, którzy gubią się w swoich kalendarzach, organizerach, karteczkach i wciąż mają poczucie chaosu wokół siebie.

Pierwszym krokiem w tej metodzie jest zebranie w jednym miejscu wszystkich spraw, problemów i zadań, które w jakikolwiek sposób wymagają twojej uwagi. Nieistotne, czy spiszesz je na kartce papieru, czy w pliku komputerowym. Chodzi o to, żeby były gdzieś zgromadzone. Drugi krok to analiza, czyli przyporządkowanie notatek do trzech miejsc: kosz (nie wymaga działania), archiwum (nie wymaga działania, ale kiedyś może się przydać) i kiedyś/może (lista spraw do załatwienia w przyszłości). Jeśli jakaś sprawa zajmie ci nie więcej niż dwie minuty, załatw ją od razu – to bardzo ważny etap metody GTD. Trzeci krok to uporządkowanie spraw względem czasu, w którym musisz je wykonać – podział na pilne zadania, dłuższe projekty, sprawy, z którymi musisz poczekać np. na informację od innych. Czwarty krok polega na regularnym przeglądaniu i aktualizowaniu listy. Piąty krok to realizacja. Na tym etapie decydujesz, czym się zajmiesz, w zależności od sytuacji.

 

organizacja czasu

 

Magiczny kwadrat zarządzania czasem

 

Metoda czterech ćwiartek, zwana kwadratem lub macierzą Eisenhowera, polega na podzieleniu swoich zadań na cztery grupy – ćwiartki jednego kwadratu. Pierwsza ćwiartka to zadania pilne i ważne, czyli sprawy, które muszą być skończone w określonym czasie. Druga – ważne, ale niepilne, takie jak własny rozwój, zdrowie, relacje z innymi. Trzecia ćwiartka to zadania nieważne i pilne, a wśród nich zazwyczaj mało istotne spotkania, telefony i e-maile, czyli coś, czego chcą od nas inni ludzie. W czwartej ćwiartce są sprawy nieważne i niepilne. To zazwyczaj rozpraszacze uwagi i złodzieje czasu, na przykład ciągłe zaglądanie na portale społecznościowe.

Zazwyczaj najmniej uwagi poświęcamy zadaniom z drugiej ćwiartki, ponieważ bywają trudne i nikt nie pogania nas, żebyśmy załatwili je szybciej. Tymczasem właśnie tam znajdują się sprawy najbardziej istotne dla całego naszego życia: perspektywiczne plany, priorytety i długoterminowe cele. Jeśli je zaniedbamy, będziemy mieć poczucie, że nieustannie pracujemy, a mimo to wciąż tkwimy w miejscu.

 

Pomodoro – najprostszy sposób na organizację i przyspieszenie pracy

 

Tę metodę organizacji czasu pracy wymyślił Włoch Francesco Cirillo, a jej nazwa pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Jej zasady są proste – kiedy masz już przed sobą listę zadań na dzisiejszy dzień, nastaw budzik na 25 minut. Czas start – od tej chwili masz skupić się tylko i wyłącznie na zadaniu, które przed tobą stoi. Nie możesz z nikim rozmawiać, sprawdzać poczty, przeglądać Internetu, wychodzić na kawę ani robić nic, co nie jest ściśle związane z wykonywanym przez ciebie zadaniem. Po 25 minutach zrób sobie 5-minutową przerwę, po czym ponownie nastaw budzik na 25 minut. Po zrealizowaniu czterech cykli przerwa może być dłuższa, około 30-minutowa.

Metoda pozwala uniknąć wielozadaniowości i skoncentrować się na pracy. Tykający minutnik sprawia, że czujesz się odizolowany od rozpraszającego otoczenia i zachowujesz dyscyplinę pracy. Kiedy nabierzesz wprawy, czas trwania poszczególnych „pomidorów” i przerw między nim możesz dostosować do własnych potrzeb.

22.08.2016